Claves para organizar un evento online de éxito

A consecuencia de la COVID-19, la mayoría de eventos presenciales han sido cancelados. Desde entonces, son muchas las empresas que han optado por adaptarse a la nueva situación que estamos viviendo y sustituir los eventos presenciales por los eventos online. Empresas como Microsoft o Facebook fueron las primeras en anunciar que hasta por lo menos verano de 2021, no organizarían grandes eventos presenciales. Y muchas más están haciendo planes para transformar al formato virtual sus conferencias, jornadas y congresos. 

Si bien en un anterior artículo te comentábamos las mejores plataformas para crear eventos online, en este queremos detallarte aquellos aspectos básicos para superar la temida pregunta: ¿por dónde tengo que empezar?

Y es que aunque se trate de un evento online, no hay que descuidar los detalles, y además es importante organizarlo bien y tener en cuenta los siguientes aspectos:

Temática de la sesión

Aunque las temáticas de interés general pueden parecer atractivas, en muchos casos habrá parte de tu público que tenderá a aburrirse, sobre todo si ya las conocen o trabajan en ese ámbito.

Hay que tratar de tener una visión amplia sobre qué información será de valor para los asistentes de tu evento y qué temas les pueden resultar interesantes.

Hoy en día existen un gran número de eventos, pero también de recursos de todo tipo en internet que suelen resolver las preguntas / dudas más generales. Intenta que tu evento vaya un paso más allá de la primera capa y ofrezca una visión más profunda del tema sobre el que gire.

¿Qué recursos disponemos para el evento?

Hay que tener en cuenta todo: empleados, voluntarios, medios económicos, patrocinios… Cuanto más podamos involucrar, más podremos avanzar y mejorar.

Los eventos online permiten reducir en gran medida la inversión a realizar en comparación con un evento presencial. Sin embargo, el mercado está saturado de este tipo de eventos y será importante captar al máximo número de asistentes. Promociona, promociona y promociona.

Mejor horario para eventos online

Antes de fijar un día para tu evento, es importante comprobar que no coincide con ningún otro evento con el que compartas temática. No tiene sentido situar a tu audiencia ante la decisión de tener que elegir entre tu evento u otro. El calendario es extenso así que busca tu hueco lejos de eventos parecidos que puedan mermar la asistencia al tuy.

Además de eso, también es importante tratar de encontrar un horario que sea compatible con la actividad de nuestros asistentes… Todo un reto, ¿verdad?

Es imposible decir cuál es el mejor momento para un evento online, ya que la propia naturaleza de este marca una franja horario más o menos adecuada. Se trata de un evento de negocios? de ocio? comunicación interna? Ponte en la piel del asistente y facilitale las cosas al máximo. No decimos que sea algo fácil de hacer, pero garantiza el éxito.

Opciones de registro a eventos online y promoción

Ambas fases son cruciales para conseguir audiencia. Para promocionar tu evento existen tantos medios como imaginación y capacidad de actuación tengas. El entorno online permite acercar el evento a todo el mundo. Literalmente. Algunos clásicos por los que asentar la base de tu promoción son:

• Redes Sociales: usa tus perfiles corporativos e incentiva que otros te compartan. En el caso de invertir en publicidad, es necesario segmentar bien tus publicaciones para conseguir aún mejores resultados.
• Mailings: si tienes una base de datos, selecciona al público más adecuado para el evento y evita así saturar a todos tus contactos.
• Plataformas de promoción de eventos (Eventbrite, Bright Talk…) muchos usuarios se enteran de nuevas charlas y conferencias a través de este tipo de plataformas.
• También puedes enviarlo a comunidades online y medios a los que pueda interesar. Además, si es gratuito, puede que le den bastante difusión.

Registro online

Las plataformas tipo EventBrite hacen más fácil gestionar el registro de usuarios, pero tienen un coste para eventos no gratuitos.

Si optas por crear un registro en tu página web, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Usa un formulario claro y pidiendo los menos datos posibles al principio.
• Es bueno mandar confirmación al usuario y, si puede ser, un enlace de calendario o un fichero tipo .ics. De esa forma, los nuevos inscritos agendarán una alerta en su móvil fácilmente.

La interacción con tu audiencia

Que los asistentes participen es uno de los puntos más importantes en los eventos online y probablemente uno de los que más nos cuesta llevar a la práctica. A veces, al estar detrás de una pantalla, nos surgen muchas más interrupciones: llamadas inesperadas, correos… por eso es necesario llevar a cabo este punto.

Te proponemos algunos ejemplos a continuación:

• Utiliza bien el chat. Quizá esto exija tener un moderador o más, dependiendo del tamaño de la audiencia. Pero se puede conseguir un feedback muy valioso y mejorará la experiencia colectiva.
• Pregunta y pide reacciones. A veces podemos pedir que la audiencia levante la mano, o plantear encuestas en vivo como las que se hacen en plataformas como Slido o DirectPoll o incluso pedir que todos digan de qué país/ciudad son, o su característica favorita de un producto… Lo importante es hacernos sentir parte de una audiencia real.
• Ayudemos al ponente. El moderador tal vez se pueda encargar de recopilar preguntas y/o añadir algunas más, para planteárselas al final. O apuntar las ideas más útiles. Y por supuesto, grabar todo para poder compartirlo a posteriori.
• Deja más tiempo para comentar en vivo con la audiencia. Muchos participantes pierden interés si las charlas son muy largas, y sin margen suficiente para sus preguntas y comentarios.
• Y no olvidemos conectarles con nuestros hashtags y redes sociales, tanto de ponentes como de empresa. Incluso darles algunas imágenes o materiales que puedan publicar o adaptar, si nos fuera posible.

No te olvides del post-evento

Unas sesiones online que dejan buen sabor de boca, pueden ser el principio de mucho más. Ahora que has conseguido interesar a tus asistentes, podemos reforzar su recuerdo de marca en el tiempo si hacemos cosas como:

• Enviarles una encuesta y tener en cuenta los aspectos «a mejorar».
• Enviar los materiales utilizados (presentaciones, notas, algunas imágenes, links a las grabaciones), es importante que sea lo antes posible.
• Agradecer por email o redes la asistencia y participación.
• Avanzarles próximos eventos y animarles a seguirnos en redes.
• Usar algunas de sus sugerencias y preguntas para posts y entradas de blog, así damos más continuidad a sus inquietudes.

Se necesita poner empeño, buenas ideas y mucha organización para que un evento online no quede ahí y genere resultados. Pero ahora ya sabes muchas de las claves para que funcionen mejor. Las herramientas también son importantes y si cuentas con expertos, podrás resolver muchas dudas y problemas que vayan surgiendo.